企業(yè)，無論規(guī)模大小，無疑都需要兼顧眾多的項(xiàng)目、計(jì)劃、任務(wù)和人員。擁有解決方案可以幫助他們?cè)谝?guī)劃和運(yùn)行項(xiàng)目時(shí)以準(zhǔn)確、可預(yù)測(cè)和有利可圖的方式使一切井井有條。

項(xiàng)目管理軟件的好處是無窮無盡的。不久前，項(xiàng)目管理軟件由三樣?xùn)|西代表：一支鉛筆、一張紙和一種方法論。

然而，時(shí)間在前進(jìn)，技術(shù)在發(fā)展。如今，項(xiàng)目管理軟件程序用于項(xiàng)目規(guī)劃、時(shí)間管理、資源分配和變更管理。項(xiàng)目管理軟件是最有用的工具之一，可以幫助公司盡可能提高競(jìng)爭(zhēng)力，并使您在行業(yè)中脫穎而出。

公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)的基本功能

項(xiàng)目規(guī)劃—— 可以根據(jù)以前的跟蹤記錄輕松規(guī)劃項(xiàng)目。

跟蹤項(xiàng)目的完成情況、時(shí)間和成本進(jìn)展—— 當(dāng)事情偏離軌道時(shí)向合適的人員發(fā)出警報(bào)。

日程安排和時(shí)間管理—— 可以輕松地記錄工作項(xiàng)目的時(shí)間并考慮人們的工作日程。

資源分配—— 確保人們?cè)谡_的時(shí)間做正確的事情。

項(xiàng)目預(yù)算，包括人員成本—— 不僅檢查時(shí)間，還實(shí)時(shí)檢查分配的預(yù)算。

溝通與協(xié)作—— 輕松發(fā)表評(píng)論和疑慮，與外部利益相關(guān)者溝通，同時(shí)保留所有操作的完整歷史記錄。

文檔和文檔—— 直接或通過文檔輕松記錄需求、規(guī)格。

易于使用—— 軟件應(yīng)該是實(shí)際工作的推動(dòng)者，而不是障礙。

無需特定方法—— 支持公司分解任何項(xiàng)目、創(chuàng)建時(shí)間表、分配人員和管理預(yù)算的首選方法。

使用公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)的好處

項(xiàng)目管理軟件主要目的是幫助項(xiàng)目經(jīng)理度過不同的項(xiàng)目階段。在這方面，全套件平臺(tái)有很多優(yōu)勢(shì)。結(jié)合項(xiàng)目規(guī)劃、資源管理、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、財(cái)務(wù)和計(jì)費(fèi)、時(shí)間跟蹤和報(bào)告，您可以管理從報(bào)價(jià)到發(fā)票的項(xiàng)目。

1.輕松的項(xiàng)目規(guī)劃

如果說企業(yè)從多年的項(xiàng)目管理中學(xué)到了什么的話，那就是花在規(guī)劃項(xiàng)目上的大部分時(shí)間都被浪費(fèi)了。但事情不一定非得這樣。項(xiàng)目管理軟件已經(jīng)發(fā)展到可以讓您準(zhǔn)確預(yù)測(cè)項(xiàng)目何時(shí)完成，捕獲成本、范圍和進(jìn)度等約束。

先進(jìn)項(xiàng)目管理解決方案的主要優(yōu)點(diǎn)是項(xiàng)目規(guī)劃和調(diào)度的自動(dòng)化。這樣的平臺(tái)不僅可以幫助項(xiàng)目專家為其項(xiàng)目奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而且還提供了在執(zhí)行之前識(shí)別里程碑、關(guān)鍵可交付成果和角色的工具。他們將使計(jì)劃保持最新狀態(tài)，并幫助根據(jù)您的基線跟蹤進(jìn)度。

十年前，我們只能夢(mèng)想減少程序開銷。項(xiàng)目管理軟件現(xiàn)在可以消除估算中的猜測(cè)，并自動(dòng)分配可用的最佳資源。

2.管道預(yù)測(cè)

因此，項(xiàng)目經(jīng)理的角色通常意味著管理多個(gè)項(xiàng)目?？梢钥隙ǖ氖牵ㄟ^采取更多舉措并同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)它們，公司將變得更具競(jìng)爭(zhēng)力和盈利能力。然而，多項(xiàng)目管理通常缺乏對(duì)多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度和資源如何分配的可見性。項(xiàng)目管理軟件為每個(gè)人提供了已完成、正在運(yùn)行和計(jì)劃中的項(xiàng)目的概覽，因此可以在各種瓶頸導(dǎo)致災(zāi)難之前預(yù)防它們。

3.改進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作

除了各種資源管理優(yōu)勢(shì)之外，項(xiàng)目管理解決方案還旨在改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作。人們經(jīng)常指定單個(gè)任務(wù)，這些任務(wù)是整個(gè)團(tuán)隊(duì)正在努力完成的較大項(xiàng)目的一部分。項(xiàng)目管理軟件為員工提供了一種通過討論任務(wù)、時(shí)間表、依賴關(guān)系、未完成的工作等來協(xié)作進(jìn)行項(xiàng)目的方法。

將項(xiàng)目管理軟件與看板結(jié)合使用，您可以讓每個(gè)人都了解情況，并確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知道該做什么，并有一個(gè)優(yōu)先的中心任務(wù)列表。這樣，您不僅可以與團(tuán)隊(duì)保持一致，還可以減少返工并專注于持續(xù)、快節(jié)奏的服務(wù)交付。

4.實(shí)時(shí)項(xiàng)目預(yù)算管理

預(yù)算是控制項(xiàng)目最重要的項(xiàng)目之一。任何企業(yè)的前進(jìn)方向取決于您在所提供的預(yù)算范圍內(nèi)交付的能力。項(xiàng)目管理軟件有助于控制從最初的工作說明書到最終交付的預(yù)算。

借助項(xiàng)目管理軟件，您可以通過關(guān)鍵財(cái)務(wù)指標(biāo)了解每個(gè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況，能夠跟蹤計(jì)劃支出與實(shí)際支出，并確定您在哪里賺錢或燒錢。在此處了解有關(guān)平臺(tái)這一方面的更多信息。

5.可靠的最新報(bào)告

監(jiān)控工作進(jìn)度對(duì)于幾乎所有企業(yè)的長(zhǎng)期成功都至關(guān)重要。專業(yè)軟件在監(jiān)控項(xiàng)目階段中發(fā)揮著重要作用，可以洞察事情是否會(huì)按時(shí)完成。這是通過直接輸入報(bào)告機(jī)制的時(shí)鐘寄存器來實(shí)現(xiàn)的。項(xiàng)目管理軟件解決方案可以幫助您做出正確的決策，因?yàn)槟鷮⑺性敿?xì)信息集中在一個(gè)指定的位置。

因此，決策過程得到增強(qiáng)且更加準(zhǔn)確。如果你問我，最好選擇一個(gè)涵蓋投資組合級(jí)別報(bào)告的平臺(tái)，但也允許你記錄、定制和分享更容易理解的見解。

6.有效的內(nèi)外部溝通

項(xiàng)目管理軟件為團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和外部的客戶和其他利益相關(guān)者開發(fā)了一個(gè)關(guān)于任務(wù)和項(xiàng)目的溝通渠道。例如，文檔共享，無論是在工具內(nèi)還是在集成的第三方系統(tǒng)中，都使人們能夠找到實(shí)現(xiàn)透明度和溝通的全面信息。

除了內(nèi)部溝通之外，公司還應(yīng)該能夠與同一地點(diǎn)的客戶和供應(yīng)商進(jìn)行交談和協(xié)作。使用項(xiàng)目管理軟件，他們可以讓客戶登錄并僅查看與他們相關(guān)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)。這樣，客戶就可以在一個(gè)地方提供直接反饋、進(jìn)行編輯和審查項(xiàng)目進(jìn)度。

7.提高客戶滿意度

項(xiàng)目管理軟件的另一個(gè)經(jīng)常被提及的好處是提高了客戶滿意度。智能項(xiàng)目管理軟件提供了使這種客戶/供應(yīng)商關(guān)系得以延續(xù)的工具。通過應(yīng)用基本的項(xiàng)目管理軟件策略，您將縮小關(guān)注范圍，實(shí)現(xiàn)您的目標(biāo)，并提高交付能力和成功率。

總而言之，所有這些優(yōu)勢(shì)可以極大地改變業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)。如果沒有項(xiàng)目管理軟件的好處，以項(xiàng)目為中心的公司將始終難以同時(shí)滿足三個(gè)約束：—— 預(yù)算、范圍和質(zhì)量。

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